Bagaimana Membuat Contract Register?
Kontrak yang ditandatangani lalu disimpan di laci bukan kontrak yang dikelola. Inilah kolom minimum, langkah membangun, dan tanda bahwa contract register Anda benar-benar bekerja.
Contract register adalah daftar seluruh kontrak aktif perusahaan, lengkap dengan informasi yang dibutuhkan untuk mengelolanya: siapa pihaknya, kapan berakhir, apa kewajibannya, dan klausul apa yang perlu diperhatikan.
Mengapa perlu register
Tanpa register, perusahaan biasanya baru menyadari isi kontrak ketika ada masalah. Kontrak diperpanjang otomatis karena tenggat pemberitahuan terlewat. Kewajiban eksklusivitas lupa diperhitungkan saat bisnis ingin bermitra dengan pihak lain. Dokumen aslinya tidak ditemukan saat dibutuhkan.
Register mengubah kontrak dari dokumen yang disimpan menjadi komitmen yang dikelola.
Kolom minimum
| Kolom | Isi |
|---|---|
| Nama & jenis kontrak | Misalnya perjanjian distribusi, sewa, pemasok, atau jasa |
| Para pihak | Nama badan hukum lengkap |
| Tanggal penting | Tanggal tanda tangan, mulai berlaku, dan berakhir |
| Perpanjangan | Otomatis atau tidak, dan batas waktu pemberitahuan |
| Nilai & kewajiban utama | Nilai kontrak, jadwal pembayaran, target, atau kewajiban kinerja |
| Klausul perhatian | Eksklusivitas, penalti, pengakhiran, pembatasan tanggung jawab |
| PIC bisnis | Siapa di perusahaan yang menjalankan kontrak ini |
| Lokasi dokumen | Di mana dokumen asli dan salinan digital disimpan |
| Status | Aktif, dalam perpanjangan, dalam sengketa, atau berakhir |
Lima langkah membangunnya
1. Inventaris
Kumpulkan seluruh kontrak yang masih berlaku dari semua fungsi: sales, procurement, HR, finance, dan operasional. Tahap ini biasanya paling lama — dan paling banyak menemukan kejutan.
2. Prioritaskan
Mulailah dari kontrak dengan nilai terbesar, jangka waktu terpanjang, atau yang paling dekat dengan tanggal berakhir.
3. Isi kolom
Baca setiap kontrak dan isi kolom minimum. Untuk kolom klausul perhatian, cukup catat singkat dan rujuk pasalnya.
4. Tetapkan alur kontrak baru
Register hanya berguna jika selalu lengkap. Sepakati aturan sederhana: setiap kontrak yang ditandatangani wajib masuk register sebelum diarsipkan.
5. Review berkala
Tinjau register secara rutin untuk melihat kontrak yang mendekati tanggal berakhir, batas pemberitahuan perpanjangan, dan kewajiban yang jatuh tempo.
Hubungkan kolom tanggal berakhir dan batas pemberitahuan dengan kalender kepatuhan perusahaan, sehingga keduanya muncul dalam satu pengingat.
Tanda register Anda bekerja
- Anda bisa menjawab "berapa kontrak aktif kita dengan pihak X?" dalam hitungan menit.
- Tidak ada lagi kontrak yang diperpanjang otomatis tanpa disadari.
- Tim bisnis mengecek register sebelum menyepakati kerja sama baru yang bisa bertabrakan dengan kontrak lama.
- Dokumen asli selalu bisa ditemukan saat diminta.
Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum untuk situasi tertentu. Kewajiban dan ketentuan dapat berbeda untuk setiap perusahaan dan dapat berubah dari waktu ke waktu.